優先順位の決め方が分からない-仕事の要領を良くする9つの方法

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優先順位の決め方が分からない-仕事の要領を良くする9つの方法

 

毎日の仕事が忙しく、

ひとつの業務を行っていると、さらに別の仕事が舞い込んでくる・・・

このような状況に苦しんだ経験はありませんか?

 

ですが、

 

想像をはるかに超えた仕事量を抱えていながら、

どんなことも動じることなく、こなしていく人もいます。

このような人は仕事の優先順位決め方が上手な人です。

 

もともと要領が良いのでしょうか。

それとも日々鍛えられて優先順位の決め方を養ってきたのでしょうか。

 

いずれにしても、優先順位をつける何らかの方法を持っているのは確かです。

今回は、仕事を要領良くこなしたい人に優先順位の決め方をご紹介します。

 

(前回は、一瞬でパッと眠気を覚ますスッキリ爽快な7つの方法にて、

眠気を覚ます方法について、メリットとデメリットを踏まえて7つご紹介しました。)

 

 

1、簡単なことからはじめる

 

頭を悩ませることは、一旦置いといて、

簡単なことからパッと取り掛かることです。

 

そうすれば、

 

とりあえずはじめることでスピードに乗っていくことができます。

何事も一番最初が、腰が重いたいものです。

だからこそ簡単なことからはじめられることが良いと思います。

 

 

2、忘れないための仕組をつくる

 

優先順位をつける前に、忘れてしまっては意味がありません。

頼まれたことや、約束事、時間までにやろうとしていたことなど、

忘れないように仕組みをつくっておくことです。

 

メモにとったり、スマホを活用すると簡単に忘れないための仕組みがつくれるでしょう。

 

 

3、取りあえずはじめてみる

 

想定の段階で最後まで考えても答えは出にくいと思います。

最初から完璧にしようと思っていませんか?

 

取りあえずはじめてみて、完了までやってみることです。

 

その上で、

 

必要に応じて、軌道修正を繰り返す

 

完璧にやろうとせず、終わらせることを考えると、

優先順位の決め方が上手くできるようになります。

 

 

4、制限時間を設ける

 

目標設定も期限を設けると、効率が上がります。

仕事も同じように期限を設けると、効率が上がります。

 

これは、

 

時間を意識することで、作業の最後まで気を抜かない効果があります。

簡単なことからはじめて、その作業に期限を設けることで、

最後の詰めまでキッチリと仕上げることができるようになります。

 

 

5、仕事の中の重要なところを把握する

 

全ての仕事が均等に重要であるとは、まずあり得ないと思います。

 

全体のうちの2割が最も成果を出していると言われるように、

仕事の内容も、全体のうちの2割が重要なところのはずです。

 

そこさえ把握すれば、優先順位の決め方は簡単に行えます。

 

 

6、仕事の優先順位を判断する4つの項目

 

優先順位の決め方には、大きく分けて4つの項目があります。

 

  1. 重要性があり、緊急性もある仕事
  2. 重要性があり、緊急性はない仕事
  3. 重要性はなく、緊急性のある仕事
  4. 重要性はなく、緊急性のない仕事

 

この4つの項目に優先順位を付けると、2>1>3>4の順番になります。

なぜ、1より2なのかと言うと、

事前に備えておくことで、いざというときの対処ができるからです。

 

さらに僕たちは「先送り」のクセがあります。

なので、緊急性のない重要な項目を意識的に行うことが大切なのです。

 

 

7、人に任せる

 

仕事の中の重要なところを把握できれば、人に任せることは簡単です。

シンプルに重要でない業務をどんどん任せていけば良いのです。

 

そうれすば、

 

人に任せることへの不安をあまり感じなくなるのではないでしょうか?

そして、人に任せれば相手との信頼関係を結ぶこともできます。

自分自身もラクになれて、作業も効率的に進むことが可能となります。

 

 

8、小さなことはサッと終わらせておく

 

後々になって仕事が舞い込んでこないように、

小さなことはサッと終わらせて、いつでも対応できる備えをつくります。

 

ポイントはその場ですぐに行い、完了できるものです。

移動しなければいけないことや、簡単な内容は人に任せてしまい、

自分がいつでも動ける備えをつくっておきましょう。

 

 

9、todoリストをつくる

 

1日のやるべきことを予めリストに上げておくと、

優先順位の決め方が上手くできるようになります。

 

リストの中には、何時までしなければいけないことや、

重要なところなども出てくると思います。

 

とりあえず1日のやるげきことを紙に適当に書き出していき、

その後に必要に応じて並べ替えるとリストがつくりやすいです。

 

 

優先順位の決め方を自然任せにしてませんか?

 

優先順位の決め方がしっかりと行えると、作業効率もグンとUPするでしょう。

 

忙しいとは「心を亡くす」と書きます。

心を亡くしてしまえば、いずれ心の病に掛かるケースも否定できないのです。

 

そして、忙しいには2つの側面があります。

 

それは、

 

  • 仕事に追われて忙しい
  • したいことが多くて忙しい

 

もし、仕事に追われて忙しいと感じるようでしたら、

優先順位の決め方に問題があるかもしれません。

上記でご紹介した9つの優先順位の決め方がお役に立つでしょう。

 

また仕事を効率よくこなしていきたい一方で人間関係に悩んでませんか?

そこで人間関係ってめんどくさい-職場でラクになる為の5つの方法にて、

仕事の能率すら下げてしまいかねない人間関係のわずらわしさについて、

どのように改善していったら良いかについてお伝えしています。

 

良い仕事ができることを祈っています。

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